Kassenführung

Viele meiner Mandanten haben Unsicherheiten ob sie ihre Kasse - den steuerlichen Anforderungen genügend - richtig führen.

Ich habe daher einen kurzen Leitfaden erstellt. Die angesprochenen Beispiele stehen als pdf im Servicebereich und Formulare und Arbeitshilfen zum Download zur Verfügung. Außerdem habe ich ein Excel-Formular zum Ausdrucken entwickelt, das als Muster für eine handschriftliche Kassenführung dienen kann. 

Bitte beachten Sie, das die hier genannten Informationen keinesfalls eine Beratung ersetzen können noch auf einen konkreten Einzelfall anwendbar sind. Insoweit muss ich jegliche Haftung für die hier gemachten Angaben ablehnen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Alle Unternehmen, die Bar Einnahmen- oder Ausgaben besitzen und verpflichtet nach § 146 AO Ihre Einnahmen und Ausgaben täglich festzuhalten. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfordern weiterhin, dass alle Handelsgeschäfts einzeln aufgezeichnet werden. Einzelhändler, die im allgemeinen Waren an ihnen nicht bekannte Personen gegen Barzahlung verkaufen können diese Aufzeichnungen ohne eine moderne Registrierkasse nicht bewältigen.

Das bedeutet, dass Unternehmen, deren Einnahmen in der Regel Bar vereinnahmt werden eine Registrierkasse benötigen bzw. verwenden sollten.

Der Kassenführung kommt immer dann besondere Bedeutung zu, wenn der überwiegende Teil der Einnahmen, d. h. mehr als 10%, über die Barkasse vereinnahmt wird.

Ist ein Unternehmer nicht in der Lage die nachfolgenden Kassenbestimmungen einzuhalten, drohen Hinzuschätzungen nach dem Ermessen des Prüfers!. Das führt i.d.R. zu mitunter unverhältnissmäßig hohen Nachzahlungen und teuren Diskussionen.

Welche Angaben müssen in einem Kassenbuch gemacht werden?

Bei der Führung des Kassenbuches sind folgende Grundsätze zu beachten:

  1. Es darf keine Kassenbuchung ohne ordnungsgemäßen Beleg vorgenommen werden (Belegzwang). Den Kassenbuchungen sind entweder echte Fremdbelege oder – wenn solche Originalbelege üblicherweise von außen her nicht in das Unternehmen gelangen – selbst erstellte Eigenbelege zugrunde zu legen. Die Eigenbelege müssen förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstellt sein. Das kommt z. B. für Entnahmen, Einlagen, Trinkgelder, auswärtige Telefon- und Telegrammspesen, Schmiergelder und vertrauliche Spesen in Betracht.
  2. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bei Aufzeichnung jeder einzelnen Kasseneinnahme und -ausgabe umfasst das Erfordernis einer Geschäftskasse in der Regel nicht die Pflicht zu laufenden Kassenbestandsaufnahmen und ihrer buch- oder belegmäßigen Darstellung. Anders liegt es, wenn (wo es zulässig ist) die Tageslosung über einen Kassenbericht ermittelt wird.

Offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die ohne jegliche technische Unterstützung geführt wird. Der Unternehmer nutzt dabei als Behältnisse für das Bargeld z. B.

  • Schubladen in der Ladentheke,
  • herkömmliche Geldkassetten,
  • Zigarrenkisten oder
  • sonstige Aufbewahrungsutensilien wie Kartons und Schachteln.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.

Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist das Wort „sollen“ nach Auffassung der Finanzverwaltung als „muss“ zu verstehen. Zur rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (= Tageslosung) dienen täglich zu erstellende Kassenberichte. Sie dokumentieren den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau. Hiervon werden zur Ermittlung der Tagesbareinnahmen der Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages) und die Bareinlagen abgezogen und die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben und Barentnahmen hinzugerechnet.

Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen sind durch gesonderte Belege nachzuweisen. Werden als Anlage zum Kassenbericht jedoch keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen beigefügt, handelt es sich nicht um einen rein formellen Mangel, sondern um einen schwer wiegenden Mangel in der Kassenführung. In diesen Fällen droht im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung.

Zusätzlich sollte der Unternehmer – ohne dass dies nach dem HGB oder der AO gesetzlich gefordert wird – ein Zählprotokoll erstellen. Dieses dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird.

Musterzählprotokoll

Zahlprotokoll als Anlage zum Kassenbericht Nr. ______

Datum: _______________________

Wert Anzahl Summe
500,00 €
200,00 €
100,00 €
50,00€
20,00 €
10,00 €
5,00 €
2,00 €
1,00 €
0,50 €
0,20 €
0,10 €
0,05 €
0,02 €
0,01 €
Kassenbestand gesamt:

Name des Erfassers (in Druckbuchstaben):

_______________________________________________________

Unterschrift:

_______________________________________________________

Das Zählprotokoll sollte von der Person oder den Personen unterschrieben werden, die auch das Geld gezählt haben. Bei einer offenen Ladenkasse ist es ausreichend, wenn eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand erfolgt (retrograde Methode).

Kassenbuch oder Kassenbericht

Unterhält der Unternehmer eine offene Ladenkasse, muss er somit grundsätzlich täglich zum Geschäftsschluss den Inhalt der Kasse exakt zählen. Dies umfasst sowohl Geldscheine als auch Münzgeld, d. h. auch 1-, 2- und 5-Cent Münzen sowie der Wechselgeldbestand müssen gezählt werden. Diesen Bestand muss er schriftlich in einem retrograd aufgebauten Kassenbericht (fortlaufend nummeriert) festhalten. Diese aneinander gereihten Kassenberichte stellen dann auch das Kassenbuch dar.

Der für die tägliche Bestandsaufnahme notwendige Kassenbericht kann auch nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden, wenn in einer gesonderten Spalte Bestände ausgewiesen werden, weil das Kassenbuch nicht die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentiert, sondern lediglich die rechnerische Entwicklung der Kassenbestände. Verwendet der Unternehmer einen progressiv aufgebauten Kassenbericht wie den nachfolgend dargestellten, liegt ein formeller Mangel in der Buchführung vor, der allein aber nicht zu einer Verwerfung der Buchführung und einer Hinzuschätzung führen kann:

Kassenbericht vom: _______________ Nr.: _________
Kassenbestand am Ende des Vortrages:

zzgl. Einnhamen am heutigen Tag

  • Verkäufe
  • Privateinlagen
  • Geldeinzahlung vom Bankkonto
  • sonstige Einnahmen
Summe:

abzüglich Ausgaben am heutigen Tag

  • Wareneinkäufe
  • Kosten
  • Privatentnahmen
  • Bankeinzahlungen
  • Sonstiges
Bestand bei Geschäftsschluss:
Unterschrift

Bei den progressiv aufgebauten Kassenberichten besteht die Gefahr, dass die bereits um die Ausgaben gekürzten Einnahmen eingetragen werden und somit die Bareinnahmen (= Tageslosung) unzutreffend dargestellt werden. Der Kassenbestand bei Geschäftsschluss stellt sich als rechnerisches Ergebnis und nicht als ausgezählter Bestand dar.

Zeitnähe der Aufzeichnungen und Kassensturzfähigkeit

Die retrograd aufgebauten Kassenberichte sind vom Unternehmer täglich zu führen. Sie dürfen keinesfalls am Ende der Woche oder des Monats z. B. von den Mitarbeitern des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten erstellt werden.

Nach der ständigen Rechtsprechung des BFH müssen diese Kassenaufzeichnungen so beschaffen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Ein sachverständiger Dritter wie die Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung muss jederzeit in der Lage sein, den Sollbestand laut den Aufzeichnungen – also nach den Kassenberichten – mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.

Ausnahmsweise können Eintragungen im Kassenbericht noch am nächsten Geschäftstag vorgenommen werden, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Buchung am gleichen Tage entgegenstehen und aus den Buchungsunterlagen, z. B. Zwischenaufzeichnungen, sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand seit dem Beginn des vorangegangenen Geschäftstages entwickelt hat.

Aus Excel basierende Kassenberichte

In der Praxis werden Aufzeichnungen zu offenen Ladenkassen, also die Kassenberichte oder das Kassenbuch, vielfach mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel erstellt. Solche Kassenberichte entsprechen nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung.

Der Grund: Es kann keine Festschreibung der Daten erfolgen, d. h. die Inhalte dieser Kassenbücher können jederzeit geändert werden, ohne dass diese Änderungen im Einzelnen nachvollzogen werden können.

Auffällige Mängel in Kassenberichten

In der Praxis treten immer wieder Mängel in den Kassenberichten auf.

  • Hohe rechnerische Kassenbestände zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen.
  • Nutzung eines progressiven Kassenberichts, der einen formellen Mangel darstellt, und im Zusammenhang etwa mit Nachkalkulationen die Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Gewinnermittlung nach § 158 AO in Zweifel ziehen kann.
  • Einheitliches Schriftbild, weil die Kassenberichte nachträglich erstellt wurden.
  • Glatte €-Beträge deuten darauf hin, dass der Kassenbestand bei Geschäftsschluss nicht durch Auszählung ermittelt wurde.
  • Entnahmen und Einlagen werden nur einmal, am Ende des Monats, im Kassenbericht eingetragen, und es liegen dafür keine Belege vor.
  • Es werden erst gar keine Kassenberichte geführt.

OFD-Merkblatt zur Kassenführung

Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe hat am 31.10.2016 ein Merkblatt zum Thema "Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung" veröffentlicht.

Darin äußert sich die OFD in verständlicher Sprache über die hohen Anforderungen, die die Finanzverwaltung an die Kassenführung stellt. Außerdem weist die OFD auch auf den Ablauf der Härtefallregel für "alte" Registrierkassen zum 31.12.2016 hin.

Lassen Sie sich beraten

Die Kassenführung ist für viele Unternehmen nur ein lästiges Beiwerk und man schenkt ihr nur wenig Beachtung.  Spätestens bei einer Betriebsprüfung kommt jedoch die späte Erkenntnis, das durch wenige Änderungen in den täglichen Handlungsabläufen Ärger und zumeist finanzieller Schaden durch Hinzuschätzungen vermieden hätte werden können.


Lassen Sie sich daher rechtzeitig beraten und vereinbaren einen Termin:


Frank Castor
Steuerberater

Adolf-Kaschny-Str. 1-5
51373 Leverkusen

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