Kassenführung

Viele meiner Mandanten haben Unsicherheiten ob sie ihre Kasse - den steuerlichen Anforderungen genügend - richtig führen.

Ich habe daher einen kurzen Leitfaden erstellt. Die angesprochenen Beispiele stehen als pdf im Servicebereich und Formulare und Arbeitshilfen zum Download zur Verfügung. Außerdem habe ich ein Excel-Formular zum Ausdrucken entwickelt, das als Muster für eine handschriftliche Kassenführung dienen kann. 

Bitte beachten Sie, das die hier genannten Informationen keinesfalls eine Beratung ersetzen können noch auf einen konkreten Einzelfall anwendbar sind. Insoweit muss ich jegliche Haftung für die hier gemachten Angaben ablehnen.

Die Kassennachschau kommt!

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen
vom 22.12.2011 wurde mit § 146b AO die Kassen-Nachschau neu in die Abgabenordnung aufgenommen. Neben der technischen Sicherheitseinrichtung, die ab dem 1.1.2020 zwingend in jedes elektronische Aufzeichnungssystem (§ 1 KassenSichV2) eingebaut sein muss, und der Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) stellt die Kassen-Nachschau eine weitere Maßnahme dar, um das Entdeckungsrisiko für Manipulationen an Kassen zu erhöhen. Die Kassen-Nachschau ist anwendbar nach Ablauf des 31.12.2017

Weitere Informationen finden Sie hier

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Alle Unternehmen, die Bar Einnahmen- oder Ausgaben besitzen und verpflichtet nach § 146 AO Ihre Einnahmen und Ausgaben täglich festzuhalten. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfordern weiterhin, dass alle Handelsgeschäfts einzeln aufgezeichnet werden. Einzelhändler, die im allgemeinen Waren an ihnen nicht bekannte Personen gegen Barzahlung verkaufen können diese Aufzeichnungen ohne eine moderne Registrierkasse nicht bewältigen.

Das bedeutet, dass Unternehmen, deren Einnahmen in der Regel Bar vereinnahmt werden eine Registrierkasse benötigen bzw. verwenden sollten.

Der Kassenführung kommt immer dann besondere Bedeutung zu, wenn der überwiegende Teil der Einnahmen, d. h. mehr als 10%, über die Barkasse vereinnahmt wird.

Ist ein Unternehmer nicht in der Lage die nachfolgenden Kassenbestimmungen einzuhalten, drohen Hinzuschätzungen nach dem Ermessen des Prüfers!. Das führt i.d.R. zu mitunter unverhältnissmäßig hohen Nachzahlungen und teuren Diskussionen.

Welche Angaben müssen in einem Kassenbuch gemacht werden?

Bei der Führung des Kassenbuches sind folgende Grundsätze zu beachten:

1. Es darf keine Kassenbuchung ohne ordnungsgemäßen Beleg vorgenommen werden (Belegzwang). Den Kassenbuchungen sind entweder echte Fremdbelege oder – wenn solche Originalbelege üblicherweise von außen her nicht in das Unternehmen gelangen – selbst erstellte Eigenbelege zugrunde zu legen. Die Eigenbelege müssen förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstellt sein. Das kommt z. B. für Entnahmen, Einlagen, Trinkgelder, auswärtige Telefon- und Telegrammspesen, Schmiergelder und vertrauliche Spesen in Betracht.
2. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bei Aufzeichnung jeder einzelnen Kasseneinnahme und -ausgabe umfasst das Erfordernis einer Geschäftskasse in der Regel nicht die Pflicht zu laufenden Kassenbestandsaufnahmen und ihrer buch- oder belegmäßigen Darstellung. Anders liegt es, wenn (wo es zulässig ist) die Tageslosung über einen Kassenbericht ermittelt wird.
   

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und in ihrer Abwicklung verfolgen lassen. Daraus ergibt sich, dass der Kaufmann grundsätzlich jedes Handelsgeschäft einzeln aufzuzeichnen hat, das gilt auch bei Bargeschäften. Erleichterungen gelten nur, wenn diese Einzelaufzeichnungspflicht aufgrund der Art oder aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit für den buchführungspflichtigen Kaufmann unzumutbar ist. Zeichnet der Kaufmann aber etwa mittels eines Warenwirtschaftssystems seine Einzelumsätze tatsächlich auf, kann er sich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht auch bei Bargeschäften berufen. Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sollen die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.

Erzielen Unternehmer ihre Erlöse zum überwiegenden Teil aus Bargeschäften, ist das Wort „sollen“ nach Auffassung der Finanzverwaltung als „muss“ zu verstehen. Zur rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen (= Tageslosung) dienen täglich zu erstellende Kassenberichte. Sie dokumentieren den tatsächlich ausgezählten Kassenbestand bei Geschäftsschluss auf den Cent genau. Hiervon werden zur Ermittlung der Tagesbareinnahmen der Kassenanfangsbestand (= tatsächlich ausgezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss des Vortages) und die Bareinlagen abgezogen und die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben und Barentnahmen hinzugerechnet.

Sowohl die Barausgaben als auch die Bareinlagen sowie die Barentnahmen sind durch gesonderte Belege nachzuweisen. Werden als Anlage zum Kassenbericht jedoch keine (Eigen-)Belege wie z. B. Quittungen oder andere Dokumente über Privatentnahmen und Privateinlagen beigefügt, handelt es sich nicht um einen rein formellen Mangel, sondern um einen schwer wiegenden Mangel in der Kassenführung. In diesen Fällen droht im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung.

Zusätzlich sollte der Unternehmer – ohne dass dies nach dem HGB oder der AO gesetzlich gefordert wird – ein Zählprotokoll erstellen. Dieses dient als weiterer Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich durch eine materielle Bestandsaufnahme aufgenommen wird.