Kassenführung und Kassen-Nachschau
Bei bargeldintensiven Betrieben – Gastronomie, Einzelhandel, Friseure, Kioske – ist die Kasse das Erste, was das Finanzamt prüft. Formfehler in der Kassenführung können dazu führen, dass die gesamte Buchführung verworfen und der Umsatz hinzugeschätzt wird (§ 158 AO). Das wird teuer, auch wenn Sie nichts hinterzogen haben – und genau das ist der Punkt, den viele unterschätzen: Es geht nicht um Vorsatz, sondern um Form.
Ordnungsgemäße Kassenführung – das gehört dazu
- Elektronische Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Tägliche Kassenberichte bzw. Z-Bons, lückenlos und zeitnah
- Kassensturzfähigkeit: Soll- und Ist-Bestand müssen jederzeit abgleichbar sein
- Belegnachweis für alle Bareinlagen, Barentnahmen und Barausgaben – fehlende Eigenbelege sind kein bloßer Formfehler, sondern ein schwerwiegender Mangel
- Verfahrensdokumentation zur Kasse – siehe Verfahrensdokumentation
- Meldung der eingesetzten Kassensysteme an das Finanzamt
Offene Ladenkasse: die unterschätzte Gefahr
Nicht jeder Betrieb hat eine elektronische Kasse – viele arbeiten mit einer offenen Ladenkasse. Erlaubt ist das, aber die Anforderungen sind streng: Sie brauchen einen täglichen Kassenbericht, der den Bestand rechnerisch nachvollziehbar macht. Zwei Fehler sehen wir dabei immer wieder:
- Excel als Kassenbuch. Kassenberichte in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm entsprechen nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung, weil sich die Daten jederzeit unbemerkt ändern lassen (keine Festschreibung). In der Prüfung ist das ein klassischer Angriffspunkt.
- Kein Zählprotokoll. Zwar gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber in der Praxis Gold wert: Ein Zählprotokoll dokumentiert, dass der Kassenbestand tatsächlich täglich gezählt wurde, und sollte von der zählenden Person unterschrieben werden. Es ist oft das entscheidende Gegenargument, wenn das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit anzweifelt.
Wir richten Ihre Kassenführung so ein, dass sie einer Prüfung standhält – und zeigen Ihrem Personal, worauf es im Tagesgeschäft ankommt.
Kassen-Nachschau: wenn der Prüfer unangekündigt kommt
Die Kassen-Nachschau erfolgt ohne Vorankündigung während der Geschäftszeiten. Der Prüfer darf Kassendaten einsehen, einen Kassensturz verlangen und verdeckte Testkäufe machen. Entscheidend ist, dass Ihr Personal weiß, was zu tun ist: Ausweis des Prüfers zeigen lassen, uns sofort anrufen, nichts unterschreiben, keine spontanen Auskünfte ins Blaue geben. Wir bereiten Sie und Ihr Team darauf vor – und prüfen vorher, ob Ihre Kasse einer Nachschau überhaupt standhält.