GDPdU (jetzt BoBD)

Aufgrund meinen beruflichen Erfahrungen und persönlichen Neigung zur IT habe ich mich intensiv mit dem Thema GDPdU/Digitale Betriebsprüfung auseinandergesetzt und ein umfassendes Know-how erworben.

Dieses biete ich neben meinen Mandanten auch Berufskollegen an.

Digitale Steuerprüfung - GDPdU

Sowohl im Rahmen einer Betriebsprüfung als auch bei einer Umsatzsteuer-Nachschau kann das Finanzamt auf die elektronischen gespeicherten Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens zurückgreifen und diese mit Hilfe von geeigneter Software (Audicon IDEA) intensiv und effizient analysieren.

Die Finanzverwaltung hat dabei weitgehende Zugriffsrechte auf Ihre Unternehmensdaten. Neben dem direkten Zugriff (Z1) und dem indirekten Zugriff (Z2) über das EDV-System des Steuerpflichtigen können die Finanzbehörden auch die Herausgabe aller steuerlich relevanten Daten (Z3) auf einem Datenträger (USB/CD) fordern. Detailliert geregelt sind die Befugnisse der Finanzverwaltung in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), einer Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2001.

Mittlerweile machen auch alle Betriebsprüfer von einer dieser Möglichkeiten gebrauch. Dies zeigt meine praktische Erfahrung. Dabei werden die Zugriffsarten Z1 und Z2 überwiegend bei Konzernen und Großunternehmen eingesetzt. Die für die Mehrzahl der Prüfungen relevanteste Zugriffsart ist somit Z3.

GoBD

Die GDPdU wurden durch die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" kurz GoBD zum 01. Januar 2015 abgelöst.

Die GoBD fassen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) im wesentlichen zusammen und erweitern die Aufzeichnungsverpflichtungen und die Einsichtsrechte der Finanzverwaltung.

Detailfragen

Obwohl die digitale Betriebsprüfung bereits im Jahre 2001 eingeführt wurde, existieren bis heute noch zahlreiche rechtliche Unsicherheiten.

Was darf die Finanzverwaltung?
Welche Daten müssen dem Betriebsprüfer überlassen werden?
Kennen Sie Ihre steuerrelevenaten Daten?
Die Finanzbehörde darf den Zugriff nur auf steuerrelevante Daten verlangen. Daher sollten diese im Vorfeld identifiziert und separiert werden, denn ohne eine klare Trennung besteht das Risiko einer Verwertung von Daten, die nach anderen Gesetzen (beispielsweise dem Bundesdatenschutzgesetz) schützenswert sind oder die dem Prüfer aus anderen Gründen nicht zugänglich gemacht werden sollen. Eine so angelegte "Isolation" der steuerrelevanten Daten stellt sicher, dass eine Auswertung von Daten vermieden wird, die nicht den Anforderungen des Datenzugriffs unterliegen.
Sind Ihre EDV-Systeme GoBD-Konform dokumentiert?
Das Finanzamt darf Ihre System- und Verfahrensdokumentation anfordern. Mit unserer Hilfe werden Ihre Systeme- und Verfahren effizient dokumentiert und so Ihre handelsrechtlichen und steuergesetzlichen Pflichten erfüllt.
Sind E-Mails steuerrelevante Daten?

Daher empfehle ich, sich intensiv auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten und die rechtliche Grundlagen nicht außer Acht zu lassen. Unter Umständen sollte bereits - ohne Termindruck einer bevorstehenden Betriebsprüfung - die Ergebnisse einer Datenanalyse durch IDEA im Vorfeld ermittelt werden. Eine solche Betriebsprüfungssimulation hilft ungewollte Fehler des laufenden Geschäftsbetriebes zur Vermeiden und rechtzeitig organisatorische Maßnahmen zu ergreifen.

Mehrarbeit oder Zusatznutzen?

Oft übersehen wird der durchaus große praktische Nutzen der IDEA Software auch außerhalb einer Betriebsprüfung. Insbesondere für mittelständische Unternehmen und Wirtschaftsprüfer lässt sich die Software gewinnbringend im Controlling oder für die Wirtschaftsprüfung einsetzen.

Gerne unterstütze ich Sie bei Ihren Projekten rund im die digitale Betriebsprüfung oder bei der Anwendung der IDEA-Software.