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Kassen-Nachschau

Die Finanzverwaltung ist ab dem 01.01.2018 berechtigt ohne vorherige Ankündigung eine Kassen-Nachschau durchzuführen.

M. E. werden Betriebe in bargeldintensiven Branchen wie Apotheken, Bäckereien, Einzelhandel, Friseure oder Gastronomie im Fokus der Finanzverwaltung stehen. Das sind insbesondere diejenigen Branchen, die in der Vergangenheit vielfach durch Manipulationen von Kassenaufzeichnungen aufgefallen sind.

Gründe für eine Kassen-Nachschau

Es gibt eine Vielzahl von Anlässen für die Finanzverwaltung, eine Kassen-Nachschau
durchzuführen, z. B.:

  • Betriebseröffnung,
  • Kontrollmitteilungen,
  • Branchenerfahrungen,
  • Testkäufe mit auffälligen Rechnungen

Auch Betriebe mit manueller Kassenführung bzw. einer Kassenführung mittels „offener“
Ladenkasse werden häufiger damit rechnen müssen, dass Amtsträger zur Durchführung einer Kassen-Nachschau erscheinen.

 

Nach dem Gesetzeswortlaut – insbesondere § 146b Abs. 1 und § 145 AO – ist die Kassen-Nachschau eine zeitnahe Prüfung zur Überprüfung der Kassenaufzeichnungen und deren ordnungsgemäße Übernahme in die Buchführung.

  1. Prüfung der Kassen-Technik
    Zum einen werden im Rahmen der Kassen-Nachschau die technischen Formen der Kassenführung geprüft, so z. B.:
    •  elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. des § 1 KassenSichV, also elektronische (proprietäre) Kassensysteme oder computergestützte Kassensysteme wie App-Kassensysteme
      oder Waagen mit Registrierkassenfunktion;
    • Taxameter und Wegstreckenzähler;
    • Geldspielgeräte.

  2. Prüfung der Kassenführung
    Zum anderen werden bei einer Kassen-Nachschau auch die manuellen Formen der Kassenführung geprüft:

    • „offene“ Ladenkasse mit summarischer – retrograder – Ermittlung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben,

    • manuelle Ladenkasse, d. h. ohne Nutzung technischer Geräte und mit Einzelaufzeichnung aller Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Die zuvor genannten elektronischen Aufzeichnungssysteme, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte, etc. müssen nicht im zivilrechtlichen oder wirtschaftlichen Eigentum der Steuerpflichtigen stehen. Es reicht aus, wenn sie vorhanden sind und von den Steuerpflichtigen genutzt werden.

 

Anonyme Testkäufe

Steuerpflichtige müssen damit rechnen, dass Amtsträger vor Durchführung einer
Kassen-Nachschau anonym die Geschäftsräume, die der Öffentlichkeit zugänglich sind,
aufsuchen, um sich ein Bild davon zumachen,wie die Kassenführung erfolgt bzw. wie die elektronischen Aufzeichnungssysteme genutzt werden.

Auch Mehrfachbesuche sind möglich. Die reine Beobachtung der Art der Kassenführung und der Nutzung der Kassensysteme können Amtsträger ohne Pflicht zur Vorlage eines Dienstausweises vornehmen. Dies geht einher mit Testkäufen. Die Belege werden dann genutzt, um im Rahmen der Kassen-Nachschau zu prüfen, ob undwie diese aufgezeichnet und verbucht werden.

Prüfungsablauf

Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen wird der Amtsträger die
Steuerpflichtigen auffordern,

  • das elektronische Aufzeichnungssystem bzw. die anderen elektronischen Geräte
    zugänglich zu machen,
  • die Verfahrensdokumentation sowie andere Organisationsunterlagen auszuhändigen,
  • Einsichtnahme in die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form zu gewähren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (= direkter Datenzugriff, Z1),
  • die Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Formzwecks Prüfung an Amtsstelle zu überlassen (= indirekter Datenzugriff, Z3),
  • Auskünfte zu Sachverhalten zu geben, die für die Besteuerung von Bedeutung sind,
  • die Aufzeichnungen der Vortage auszuhändigen sowie
  • die Möglichkeit zu geben, einen Kassensturz durchzuführen (insbesondere bei der manuellen Kassenführung bzw. bei der Kassenführung mittels „offener“ Ladenkasse).

Ergebnis der Kassen-Nachschau

Obwohl im Gesetz nicht genau festgeschrieben, müssen die Steuerpflichtigen über das
Ergebnis der Kassen-Nachschau informiert werden. Dazu werden die Ergebnisse schriftlich zusammengefasst. So sind die festgestellten leichten und schweren formellen bzw. materiellen Mängel in einem „Mängelprotokoll“ festzuhalten. Die schriftlichen Prüfernotizen sind den Steuerpflichtigen auszuhändigen.

Auch die Feststellung der formellen Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und
Buchungen ist mitzuteilen, da damit die sachliche Richtigkeit (§ 158 AO) der Kassenbuchführung einhergeht.

Bei erheblichen Feststellungen wird der betraute Amtsträger ohne Bekanntgabe
einer Prüfungsanordnung zur Vollprüfung (= Außenprüfung) übergehen.