Verfahrensdokumentation nach GoBD
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verpflichten jedes buchführungspflichtige Unternehmen, seine Prozesse rund um Belege und Buchführung zu dokumentieren. In der Betriebsprüfung wird die Verfahrensdokumentation zunehmend angefordert – wer keine hat, riskiert formelle Beanstandungen der Buchführung bis hin zur Hinzuschätzung.
Die GoBD haben zum 1. Januar 2015 die früheren GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS abgelöst und zusammengeführt – wenn Sie den älteren Begriff „GDPdU" noch im Kopf haben: Das ist heute Teil der GoBD.
Was dokumentiert werden muss
- Wie entstehen Belege in Ihrem Unternehmen, wie werden sie erfasst und abgelegt?
- Wer darf was: Zugriffe, Berechtigungen, Vertretungsregeln
- Welche Systeme sind beteiligt: Kasse, Warenwirtschaft, Rechnungsprogramm, Buchhaltung
- Wie wird ersetzend gescannt und wie werden Papierbelege danach behandelt?
- Aufbewahrung: was, wo, wie lange, revisionssicher?
Belegablage – der häufigste Schwachpunkt
Ein Kernstück der GoBD ist die geordnete und sichere Belegablage. Gefordert sind Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und Schutz gegen Verlust. Besonders kritisch wird es, wenn die Buchführung nicht täglich oder zeitnah erfolgt – dann muss nachvollziehbar sein, wie Sie die Belege bis zur Verbuchung sichern. Wir bringen Ihre Belegablage auf einen sauberen, prüfungsfesten Stand, digital oder hybrid.
Wir orientieren uns am anerkannten Standard
Sie müssen das Rad nicht neu erfinden: Die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.) hat gemeinsam mit Wirtschaftskammern und -verbänden, darunter die Bundessteuerberaterkammer, eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt. Daran orientieren wir uns und passen sie auf Ihren Betrieb an – das spart Zeit und schafft die nötige Akzeptanz gegenüber dem Finanzamt.
Wenn der Prüfer auf Ihre Daten zugreift
Im Rahmen einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf Ihre steuerrelevanten Daten zugreifen – in drei Formen: unmittelbar per Nur-Lese-Zugriff auf Ihr System (Z1), mittelbar über Auswertungen, die Sie nach Vorgabe erstellen (Z2), oder durch Überlassung der Daten auf einem Datenträger (Z3). Die Prüfer werten diese Daten mit spezialisierter Analysesoftware aus. Wichtig ist die saubere Trennung: Der Zugriff darf nur steuerrelevante Daten betreffen. Wir helfen Ihnen, diese im Vorfeld zu identifizieren und von anderweitig geschützten Daten (etwa nach Datenschutzrecht) abzugrenzen – damit in der Prüfung nur offenliegt, was offenliegen muss.
Warum ich mich mit diesem Thema besonders auskenne
Digitale Betriebsprüfung ist Technik und Steuerrecht zugleich – und beides liegt mir. Aufgrund meiner beruflichen Erfahrung und meiner ausgeprägten Neigung zur IT habe ich mich intensiv mit der digitalen Betriebsprüfung und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung befasst und hier über die Jahre besonderes Know-how aufgebaut. Wenn es darum geht, Ihre Systeme prüfungssicher aufzustellen, ist das genau mein Feld.
Pragmatisch statt Papiertiger
Eine Verfahrensdokumentation muss zu Ihrem Betrieb passen – ein Zehn-Mann-Handwerksbetrieb braucht kein Konzernhandbuch. Ich erstelle mit Ihnen eine schlanke, prüfungsfeste Dokumentation und bringe bei der Gelegenheit Ihre Belegablage auf einen sauberen digitalen Stand. Das zahlt sich doppelt aus: weniger Prüfungsrisiko und eine schnellere, günstigere Buchhaltung.