E-Rechnung: Was Sie wissen müssen, was Sie tun müssen

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr. Empfangen müssen Sie sie bereits seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Nur beim Ausstellen läuft die Schonfrist noch. Sie läuft aber ab.

Ich sage Ihnen ehrlich, was in Ihrem Betrieb wirklich zu tun ist. In vielen Fällen ist das deutlich weniger, als der Softwarevertrieb Ihnen erzählt.

Eine E-Rechnung ist kein PDF

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im Sinne des Gesetzes eine sonstige Rechnung — keine E-Rechnung. Das Gleiche gilt für Bilddateien und für Rechnungsangaben im Text einer E-Mail.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt und maschinell auswertbar ist. In der Praxis sind das zwei Formate:

• XRechnung — ein reines XML-Format, für Menschen ohne Visualisierungsprogramm nicht lesbar
• ZUGFeRD — ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Zulässig ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL

Daneben sind abweichende Formate zulässig, wenn die Vertragsparteien sie vereinbaren und sich die Pflichtangaben verlustfrei in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen — praktisch relevant vor allem bei EDI-Verfahren.

Wichtig bei hybriden Formaten: Führend ist immer der strukturierte Teil. Weichen Bildteil und XML-Daten voneinander ab, gelten die XML-Daten. Der Vorsteuerabzug richtet sich ausschließlich nach dem strukturierten Teil.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht für alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch, um die Pflicht zu erfüllen. Es genügt nicht, um damit vernünftig zu arbeiten. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und für Vermieter mit umsatzsteuerpflichtiger Vermietung.

Bis 31. Dezember 2026 — Übergangsfrist beim Ausstellen
Sie dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden. Bei PDF und anderen elektronischen Formaten braucht es die Zustimmung des Empfängers.

Ab 1. Januar 2027 — Pflicht für größere Unternehmen
Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt hat, muss im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Ab 1. Januar 2028 — Pflicht für alle
Die Umsatzgrenze fällt weg. Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Normalfall.

Rechnen Sie nach: Maßgeblich für die Grenze 2027 ist Ihr Umsatz des laufenden Jahres 2026. Wer knapp darunter oder darüber liegt, sollte das jetzt wissen und nicht erst im Januar.

Wen es nicht betrifft

Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind — etwa Wohnraumvermietung, ärztliche Leistungen oder Finanzdienstleistungen
• Fälle, in denen einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig ist

Achtung bei der 250-Euro-Grenze: Maßgebend ist der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Teil, der der Pflicht unterliegt. Übersteigt die Rechnung insgesamt 250 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen — auch wenn der pflichtige Anteil darunter liegt.

Umgekehrt gilt die Pflicht auch dort, wo man es nicht erwartet: bei Gutschriften, bei Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG, bei der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG, bei Reiseleistungen, bei Land- und Forstwirten mit Durchschnittssatzbesteuerung — und wenn ein Umsatz durch Option nach § 9 UStG steuerpflichtig wird.

Was passiert, wenn es schiefgeht

Hier wird viel übertrieben. Die tatsächliche Rechtslage:

Für den Rechnungsempfänger: Erhalten Sie eine PDF-Rechnung, obwohl eine E-Rechnung Pflicht gewesen wäre, ist diese Rechnung formal nicht ordnungsgemäß und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung erkennt den Vorsteuerabzug aber an, wenn der objektive Nachweis der materiellen Voraussetzungen gelingt — und bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung ist das laut Verwaltungsauffassung regelmäßig der Fall. Zusätzlich kann der Aussteller die Rechnung berichtigen, indem er nachträglich eine E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ausstellt.

Kein Grund zur Panik also. Aber auch kein Grund, es darauf ankommen zu lassen: Sie tragen dann die Nachweislast, und zwar möglicherweise Jahre später in der Betriebsprüfung.

Für den Rechnungsaussteller: Ein Verstoß wird nicht beanstandet, wenn Sie nicht wussten und mit kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennen konnten, dass Ihr Kunde als Unternehmer handelt. Die Verwendung einer USt-IdNr. oder Wirtschafts-Identifikationsnummer ist dabei ein Indiz für Unternehmereigenschaft.

Und ein Punkt, der Diskussionen beendet: Wer technisch keine E-Rechnung empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung erstellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat — ein Sendeprotokoll genügt.

Validierung — die stille Neuerung

Praktisch am wichtigsten ist ein Punkt, über den kaum jemand spricht: Sie können und sollten eingehende E-Rechnungen mit einer Validierungsanwendung prüfen lassen.

• Formatfehler führen dazu, dass die Datei gar keine E-Rechnung ist, sondern nur eine sonstige Rechnung in elektronischem Format
• Geschäftsregelfehler zu umsatzsteuerlich unerheblichen Feldern — etwa ein fehlendes Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference" in einer XRechnung — sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Der rote Fehler im Prüfprogramm bedeutet also nicht automatisch, dass die Rechnung steuerlich unbrauchbar ist
• Inhaltsfehler kann auch die beste Validierung nicht finden. Ein falscher Steuersatz läuft technisch fehlerfrei durch

Bei Beachtung kaufmännischer Sorgfalt dürfen Sie sich auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlassen. Die Pflicht, die Rechnung inhaltlich zu prüfen, nimmt Ihnen das nicht ab. Es empfiehlt sich, den Validierungsbericht aufzubewahren — er ist Ihr Nachweis.

Zwei Fallgruppen, die viele überraschen

Verträge als Rechnung. 
Ein Vertrag, der alle Pflichtangaben enthält, ist umsatzsteuerlich eine Rechnung — Mietvertrag, Wartungsvertrag, Pauschalvertrag. Besteht E-Rechnungspflicht, reicht der Vertrag als Papierdokument nicht mehr. Es muss zusätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden, die die sonstige Rechnung berichtigt. Der Vertrag selbst kann als Anhang in die E-Rechnung aufgenommen werden.

Dauerschuldverhältnisse, insbesondere Vermietung.
​Hier genügt es, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, in der sich klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Als Rechnungsnummer reicht eine eindeutige Nummer aus dem Vertrag — Wohnungs-, Objekt- oder Mieternummer. Zahlungsbelege brauchen keine eigene fortlaufende Nummer. Erst wenn sich Pflichtangaben ändern, etwa bei einer Mieterhöhung, ist eine neue E-Rechnung fällig.

Solange bestehende Dauerrechnungen zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt wurden und sich nichts ändert, besteht keine Pflicht, nachträglich eine E-Rechnung nachzuschieben.

Anhänge ja, Links nein

Ergänzende Angaben dürfen in einem Anhang innerhalb der E-Rechnung stehen — etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen als PDF. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen aber im strukturierten Teil selbst enthalten sein.

Ein Link auf ein externes Ziel genügt ausdrücklich nicht. Wer seine Rechnung auf ein Kundenportal verlinkt und in der XML nur die URL mitgibt, hat keine ordnungsgemäße Rechnung ausgestellt.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfangsweg klären. Ein separates Postfach ist nicht vorgeschrieben, in der Praxis aber sinnvoll, damit Rechnungen nicht im allgemeinen Posteingang untergehen.
2. Archivierung prüfen. Wird die XML-Datei unverändert gespeichert — oder nur die Sichtansicht?
3. Umsatz 2026 im Blick behalten. Über oder unter 800.000 Euro entscheidet über 2027 oder 2028.
4. Rechnungssoftware prüfen. Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Bei den gängigen Cloud-Lösungen lautet die Antwort in der Regel ja — es ist oft nur eine Einstellung.
5. Stammdaten aufräumen. Steuernummer oder USt-IdNr. müssen im strukturierten Teil stehen. Unsaubere Kundendaten führen zu technischen Rückläufern, nicht zu netten Nachfragen.
6. Dauerrechnungen und Verträge durchsehen. Das ist erfahrungsgemäß die Baustelle, die zuletzt entdeckt wird.
7. Nicht überinvestieren. Ein Handwerksbetrieb mit dreißig Ausgangsrechnungen im Monat braucht keine Rechnungseingangs-Workflowlösung.

Sie arbeiten mit Lexware Office? Dann sind Sie fast fertig.

Über 40 unserer Mandate schreiben ihre Rechnungen selbst in Lexware Office. Der Versand als E-Rechnung ist dort bereits eingebaut — es geht im Wesentlichen um die richtigen Einstellungen und saubere Kundenstammdaten. Wir richten das gemeinsam mit Ihnen ein und übernehmen die Daten wie gewohnt für Buchhaltung und Jahresabschluss.

Wer die Belege über das Agenda Unternehmens-Portal an uns übergibt, kann E-Rechnungen ebenfalls direkt einreichen.

Damit unterstützen wir Sie

• Prüfung, ab wann die Ausstellungspflicht für Ihren Betrieb gilt
• Bewertung Ihrer vorhandenen Rechnungs- und Buchhaltungssoftware — reicht sie, oder reicht sie nicht?
• Einrichtung von Empfangs- und Versandwegen, gemeinsam mit Ihrer Software
• Umstellung von Dauerrechnungen und Verträgen
• Anpassung der Verfahrensdokumentation an den neuen Rechnungsprozess
• Prüfung Ihrer Archivierung auf GoBD-Konformität
• Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit eingehenden E-Rechnungen und mit Validierungsberichten

Ich bewerte mit Ihnen, was in Ihrem Betrieb tatsächlich notwendig ist; die Umsetzung in der laufenden Buchhaltung übernimmt anschließend das Team.

→ Erstgespräch vereinbaren

Stand: Juli 2026. Rechtsgrundlage: § 14 UStG und § 27 Abs. 38 UStG, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2024, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Die Angaben geben die Rechtslage zum Zeitpunkt der Erstellung wieder und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.