E-Rechnung: Was Sie wissen müssen, was Sie tun müssen

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr. Empfangen müssen Sie sie bereits seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe. Nur beim Ausstellen läuft die Schonfrist noch. Sie läuft aber ab.

Ich sage Ihnen ehrlich, was in Ihrem Betrieb wirklich zu tun ist. In vielen Fällen ist das deutlich weniger, als der Softwarevertrieb Ihnen erzählt.

Eine E-Rechnung ist kein PDF

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im Sinne des Gesetzes eine sonstige Rechnung — keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt und maschinell auswertbar ist. In der Praxis sind das zwei Formate:

• XRechnung — eine reine XML-Datei, für Menschen ohne Hilfsmittel praktisch unlesbar
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil BASIC oder höher) — ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also lesbar und maschinell auswertbar

Wer heute ein PDF verschickt, verschickt weiterhin eine sonstige Rechnung. Das ist übergangsweise zulässig — aber eben nur übergangsweise.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht für alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch, um die Pflicht zu erfüllen. Es genügt nicht, um damit vernünftig zu arbeiten. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und für Vermieter mit umsatzsteuerpflichtiger Vermietung.

Bis 31. Dezember 2026 — Übergangsfrist beim Ausstellen
Sie dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versenden. Bei PDF und anderen elektronischen Formaten braucht es die Zustimmung des Empfängers.

Ab 1. Januar 2027 — Pflicht für größere Unternehmen
Wer 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt hat, muss im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Ab 1. Januar 2028 — Pflicht für alle
Die Umsatzgrenze fällt weg. Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Normalfall.

Rechnen Sie nach: Maßgeblich für die Grenze 2027 ist Ihr Umsatz des laufenden Jahres 2026. Wer knapp darunter oder darüber liegt, sollte das jetzt wissen und nicht erst im Januar.

Wen es nicht betrifft

Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Ausgenommen sind unter anderem:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — etwa Vermietung, ärztliche Leistungen oder Finanzdienstleistungen
• Rechnungen an Empfänger im Ausland

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Das eigentliche Risiko: der Vorsteuerabzug

Sobald die Pflicht für Sie greift, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Für Sie als Rechnungsempfänger heißt das: Der Vorsteuerabzug aus einer formal fehlerhaften Rechnung steht im Zweifel zur Diskussion — spätestens in der Betriebsprüfung, also Jahre später und rückwirkend für alle betroffenen Belege.

Und noch ein Punkt, der oft übersehen wird: Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte XML-Datei das Original. Wer nur die menschenlesbare Ansicht ausdruckt oder als PDF ablegt, hat die Rechnung aufbewahrungsrechtlich nicht aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt acht Jahre.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfangsweg klären. Eine dedizierte Rechnungs-E-Mail-Adresse, die nicht im allgemeinen Posteingang untergeht.
2. Archivierung prüfen. Wird die XML-Datei unveränderbar gespeichert — oder nur die Sichtansicht?
3. Umsatz 2026 im Blick behalten. Über oder unter 800.000 Euro entscheidet über 2027 oder 2028.
4. Rechnungssoftware prüfen. Kann sie XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Bei den gängigen Cloud-Lösungen lautet die Antwort in der Regel ja — es ist oft nur eine Einstellung.
5. Stammdaten aufräumen. E-Rechnungen sind formal streng. Fehlende Leitweg-IDs, falsche Steuernummern oder unsaubere Kundendaten führen zu technischen Rückläufern, nicht zu netten Nachfragen.
6. Nicht überinvestieren. Ein Handwerksbetrieb mit dreißig Ausgangsrechnungen im Monat braucht keine Rechnungseingangs-Workflowlösung.

Sie arbeiten mit Lexware Office? Dann sind Sie fast fertig.

Über 40 unserer Mandate schreiben ihre Rechnungen selbst in Lexware Office. Der Versand als E-Rechnung ist dort bereits eingebaut — es geht im Wesentlichen um die richtigen Einstellungen und saubere Kundenstammdaten. Wir richten das gemeinsam mit Ihnen ein und übernehmen die Daten wie gewohnt für Buchhaltung und Jahresabschluss.

Wer die Belege über das Agenda Unternehmens-Portal an uns übergibt, kann E-Rechnungen ebenfalls direkt einreichen.

Damit unterstützen wir Sie

• Prüfung, ab wann die Ausstellungspflicht für Ihren Betrieb gilt
• Bewertung Ihrer vorhandenen Rechnungs- und Buchhaltungssoftware — reicht sie, oder reicht sie nicht?
• Einrichtung von Empfangs- und Versandwegen, gemeinsam mit Ihrer Software
• Anpassung der Verfahrensdokumentation an den neuen Rechnungsprozess
• Prüfung Ihrer Archivierung auf GoBD-Konformität
• Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit eingehenden E-Rechnungen

Ich bewerte mit Ihnen, was in Ihrem Betrieb tatsächlich notwendig ist; die Umsetzung in der laufenden Buchhaltung übernimmt anschließend das Team.

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Stand: Juli 2026. Die Angaben geben die Rechtslage zum Zeitpunkt der Erstellung wieder und ersetzen keine Beratung im Einzelfall.