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Neueinstellung melden

Steuerkanzlei Frank Castor · Leverkusen

Beginnt die Beschäftigung in den nächsten Tagen?

Wenn Ihr Betrieb der Sofortmeldepflicht unterliegt, senden Sie bitte zuerst die Sofortmeldung – das dauert zwei Minuten. Diese vollständige Meldung reichen Sie danach nach.
Zur Sofortmeldung

  1. Mandant und Person
  2. Steuer und Sozialversicherung
  3. Beschäftigung
  4. Entgelt und Leistungen
  5. Unterlagen und Abschluss

Mandant und Person

Zuerst Ihre eigenen Angaben als Arbeitgeber, danach die Angaben zur eingestellten Person.

Teil A – Wer meldet

Ihr Unternehmen als Arbeitgeber. Diese Angaben betreffen nicht die eingestellte Person.

Falls zur Hand – steht auf jeder Rechnung der Kanzlei. Ohne Angabe ordnen wir die Meldung über den Firmennamen zu.

Teil B – Was für eine Beschäftigung

Diese Angabe steuert die weiteren Fragen. Wählen Sie im Zweifel „Sozialversicherungspflichtig beschäftigt“ – wir prüfen das ohnehin.

Teil C – Wer wird eingestellt

Ab hier geht es ausschließlich um die neu eingestellte Person. Die Angaben stehen im ausgefüllten Personalfragebogen.

Nur falls abweichend vom Familiennamen.

Wird für die Meldung an die Sozialversicherung benötigt.

Nur falls Sie selbst Personalnummern vergeben.

Digitale Entgeltabrechnung (Personal-Portal)

Im Personal-Portal stehen Entgeltabrechnungen und Bescheinigungen digital bereit, abrufbar über Rechner, Tablet oder Smartphone. Der Versand auf Papier entfällt. Die Person wird per E-Mail benachrichtigt, sobald neue Dokumente vorliegen.

An diese Adresse gehen der Aktivierungslink und später die Benachrichtigungen. Bitte sorgfältig prüfen – eine falsche Adresse verzögert die Freischaltung.

Einverständniserklärung nicht vergessen

Für die Freischaltung wird die unterschriebene Einverständniserklärung benötigt. Den Vordruck finden Sie auf der Auswahlseite unter „Vordrucke zum Ausfüllen“. Bitte im nächsten Schritt hochladen oder nachreichen.

Steuer und Sozialversicherung

Diese Angaben stehen im ausgefüllten Personalfragebogen.

Steuerliche Angaben

11 Ziffern. Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Konfession werden damit elektronisch abgerufen und sind hier nicht anzugeben.

Bei einem weiteren Arbeitsverhältnis gilt Steuerklasse VI.

Rentenversicherung

12 Stellen, Format 12 345678 A 901. Steht auf dem Sozialversicherungsausweis.

Dann werden Geburtsort und Geburtsland für die Vergabe benötigt.

Krankenversicherung

Ohne Angabe erfolgt die Anmeldung bei der zuletzt zuständigen Kasse.

Elterneigenschaft (Pflegeversicherung)

Ein Kind genügt, und zwar dauerhaft: Die Elterneigenschaft bleibt bestehen, auch wenn das Kind längst erwachsen oder verstorben ist. Ohne Elterneigenschaft wird ab Vollendung des 23. Lebensjahres der Beitragszuschlag für Kinderlose erhoben.

Nur für den zusätzlichen Abschlag ab dem zweiten Kind. Auf die Elterneigenschaft selbst hat diese Frage keinen Einfluss.

Elterneigenschaft bleibt bestehen

Auch wenn kein Kind mehr unter 25 ist, entfällt der Zuschlag für Kinderlose dauerhaft. Voraussetzung ist, dass die Elterneigenschaft nachgewiesen ist. Bringt der digitale Abruf beim Bundeszentralamt für Steuern kein Ergebnis – was bei erwachsenen oder verstorbenen Kindern häufig vorkommt – benötigen wir einen Nachweis, etwa die Geburtsurkunde. Bitte in diesem Fall die Anlage zum Personalfragebogen ausfüllen und beifügen.

Leibliche Kinder mit deutscher Steuer-Identifikationsnummer werden seit dem 01.07.2025 digital abgerufen. Für alle anderen brauchen wir Angaben und Nachweise.

Je Zeile ein Kind: Vorname, Geburtsdatum, Verhältnis (Stief-, Pflege-, Adoptivkind).

Bankverbindung

Schwerbehinderung

Freiwillige Angabe. Sie wirkt sich zugunsten der beschäftigten Person aus: fünf Tage Zusatzurlaub im Jahr. Der Arbeitgeber benötigt sie außerdem für die Ausgleichsabgabe.

Leer lassen, wenn unbefristet.

Beschäftigung

Tätigkeit, Art und Umfang des Arbeitsverhältnisses.

Tätigkeit und Abschlüsse

Erlernter Beruf.

Die tatsächliche Tätigkeit, nicht der erlernte Beruf.

Art der Beschäftigung

Die Entscheidung trifft der Arbeitgeber.

Ab dem zweiten Minijob neben einer Hauptbeschäftigung entsteht Versicherungspflicht.

Der Antrag muss schriftlich vorliegen und gehört zu den Entgeltunterlagen.

Die Befreiung gilt einheitlich für alle geringfügigen Beschäftigungen. Sie kann nicht für einzelne Arbeitsverhältnisse getrennt erklärt werden.

Bei mehr als 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr entsteht Sozialversicherungspflicht.

Umfang und Dauer

Dezimal, z. B. 38.5

Weitere Beschäftigungen

Gemeint sind gleichzeitig laufende Arbeitsverhältnisse bei fremden Arbeitgebern, auch Minijobs. Mehrere Beschäftigungen werden zusammengerechnet; das kann die Beitragspflicht ändern.

Je Zeile: Arbeitgeber, Art der Tätigkeit, ungefährer monatlicher Verdienst.

Bereits beendete Beschäftigungen seit dem 1. Januar, auch Minijobs, kurzfristige Aushilfen und Praktika. Wichtig für die 70-Tage-Grenze bei kurzfristiger Beschäftigung.

Je Zeile: Zeitraum, Arbeitgeber, Art der Beschäftigung, Anzahl Arbeitstage.

Branchenbesonderheiten

Betroffen sind unter anderem Baugewerbe, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Speditions- und Transportgewerbe, Schausteller, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Im Zweifel bitte in der Kanzlei nachfragen.

Sofortmeldung: Bitte zusätzlich anrufen

Die Sofortmeldung muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung beim Rentenversicherungsträger vorliegen. Dieses Formular wird zu den Bürozeiten bearbeitet und ersetzt keine rechtzeitige Meldung. Wenn die Beschäftigung innerhalb der nächsten zwei Werktage beginnt, rufen Sie bitte zusätzlich unter 0214 31067300 an.

Sozialkasse des Baugewerbes. Sie führt ein eigenes Konto für die Urlaubsansprüche.

Frühere Beschäftigungszeiten in der Branche werden angerechnet. Leer lassen, wenn keine vorliegen.

Interne Zuordnung (optional)

Entgelt und Leistungen

Vergütung, Urlaub und zusätzliche Vereinbarungen.

Vergütung

Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien.

Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge.

Urlaub

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersversorgung

Nur bereits vereinbarte Verträge. Bloßes Interesse der beschäftigten Person ist hier nicht gemeint.

Entgeltumwandlung oder arbeitgeberfinanziert, Durchführungsweg, Beitragshöhe.

Sachbezüge und Fahrtkosten

Bei Firmenwagen bitte Bruttolistenpreis angeben.

Unterlagen und Abschluss

Bitte laden Sie die Unterlagen hoch. Erlaubt sind PDF, JPG und PNG bis 5 MB je Datei, insgesamt höchstens 10 MB.

Wird auch dann benötigt, wenn Sie alle Angaben hier eingetragen haben – wegen der Unterschrift unter der Erklärung. Den Vordruck finden Sie auf der Auswahlseite unter „Vordrucke zum Ausfüllen“.

Bitte denken Sie an die Nachreichung

Wir können die Anmeldung auf Grundlage Ihrer Angaben vorbereiten. Für die Personalakte und als Nachweis brauchen wir die unterschriebenen Unterlagen aber zwingend. Senden Sie sie bitte, sobald sie vorliegen – gern über dieses Formular oder direkt an die Kanzlei.

Bitte denken Sie an die Nachreichung

Wir können die Anmeldung auf Grundlage Ihrer Angaben vorbereiten. Für die Personalakte und als Nachweis brauchen wir den unterschriebenen Arbeitsvertrag aber zwingend. Senden Sie ihn bitte, sobald er vorliegt – gern über dieses Formular oder direkt an die Kanzlei.

Nötig bei Kindern, die nicht digital übermittelt werden, sowie als Nachweis der Elterneigenschaft, wenn kein Kind mehr unter 25 ist.

Gehört zu den Entgeltunterlagen und muss bei einer Prüfung vorgelegt werden können.

Bei Staatsangehörigkeit außerhalb der EU/EWR und der Schweiz.

Vom Mitarbeiter unterschriebener Informationsbrief.

Abschluss